- Los ajustes pueden comenzar con responsables de actualización y criterios compartidos entre las áreas
Clase Turista
Una factura pagada que sigue en cobranza o mercancía comprometida que todavía aparece disponible pueden modificar las previsiones de una empresa; por ello, aclarar estas diferencias permite planear compras, programar pagos y definir presupuestos con mayor certeza sobre los recursos, las existencias y las obligaciones del negocio.
Llevar las cuentas es una parte de este trabajo: según los Censos Económicos 2024 del INEGI, 86.3% de las pymes utilizó sistemas contables o contrató servicios de contabilidad externa; para orientar las decisiones de la operación, también es necesario relacionar esos registros con los pedidos, las existencias y los cobros, de manera que las áreas puedan identificar qué sigue pendiente y con qué recursos cuenta la empresa.
Para identificar dónde surgen las diferencias, Grupo Netsoft, empresa mexicana especializada en gestión tecnológica e implementación de Oracle NetSuite, plantea seguir una operación desde el pedido hasta el cobro; este recorrido permite reconocer cuándo un movimiento deja de actualizarse entre las áreas y evaluar qué ajustes de procesos o tecnología pueden reducir las verificaciones necesarias para completar el trabajo.
“Atender estas diferencias permite revisar pendientes que los equipos conocen bien, pero que siguen resolviendo caso por caso. En Grupo Netsoft consideramos útil partir de esa experiencia y acordar ajustes entre las áreas, de modo que una diferencia resuelta hoy no vuelva a generar el mismo trabajo el próximo mes”, plantea Elisa García Barragán, CEO de Grupo Netsoft.
Además del tiempo dedicado a conciliar registros, conviene revisar sus consecuencias en la operación, ya que una existencia desactualizada puede provocar una compra innecesaria y un pago sin identificar puede mantener abierto un saldo que ya fue cubierto; relacionar estas situaciones con su origen permite priorizar los ajustes que eviten gastos y verificaciones recurrentes.
A partir de esa revisión, las empresas pueden establecer responsables, fechas de corte y mecanismos para comunicar cambios entre departamentos; si aun así persisten las conciliaciones, corresponde evaluar cómo conectar las herramientas actuales o si una plataforma ERP como Oracle NetSuite resulta pertinente para vincular información financiera y operativa, considerando la implementación, la capacitación y la continuidad del trabajo.
“Para preparar el presupuesto, cada área necesita aportar información que las demás puedan utilizar y comprobar, por lo que acordar cómo se registran pedidos, entregas y pagos es una tarea compartida. La tecnología puede apoyar esa coordinación, siempre que existan criterios claros y responsables de mantenerlos en operación”, añade García Barragán.
Octubre permite avanzar en estos acuerdos antes de que se concentren las tareas del cierre; así, comprobar saldos, existencias y compromisos durante este periodo ayuda a que el presupuesto del siguiente año refleje los recursos disponibles y las obligaciones asumidas, sin trasladar diferencias pendientes a las próximas decisiones de compra o gasto.
